מי צריך פורטל ארגוני?

לכל עובד בכל ארגון יש צורך לגשת למידע באופן מהיר ונגיש על מנת לבצע את מטלותיו ביעילות. מחלקת המכירות צריכה מידע ממחלקת הכספים ומהמחלקה הטכנית על מנת לגבש הצעות מחיר, מחלקת השיווק צריכה מידע ממחלקת הכספים כדי לגבש תקציבי שיווק, וכולם צריכים לשתף פעולה עם מחלקת הרכש.
כל ארגון צריך לשאול את עצמו האם קל לעובדים בארגון לשתף פעולה ולאסוף את המידע הנכון בזמן הנכון? האם כל הידע בחברה מתועד? האם המידע זמין בקלות לכל העובדים בעלי ההרשאות? ומה קורה כאשר עובד מרכזי של אחת המחלקות עוזב את החברה?

טיבו של הידע בחברה
בחלק גדול מהארגונים הידע מתועד במסמכים שונים , או מוטמע בתוך החברה במתודולוגיות ונהלי עבודה שונים. מיומנויות מתקבל על העבודה ושיטות העבודה של החברה הן את הידע הסמוי. זו האחרונה היא קשה יותר כדי לעורר למעט פגישות שיחה שבו נעשית עבודה בפועל ויחידים למעשה לקלוט להוסיף לידע.

תאגידים גדולים, לרבות ארגונים ללא כוונת רווח מאותגרים על ידי עובדיהם, לקוחות ושותפים עסקיים לייצר ולספק גישה מהירה אל מידע מעודכן על מנת לקדם אינטראקציות עסקיות שונות מכל מקום, ובכל הזמן. הפורטל הארגוני הוא דרך מוכחת לספק דרישות אלו ועל מנת לנהל את זרימת המידע בין העובדים בתוך תאגיד, ועם לקוחות ושותפים מחוץ לסביבה הארגונית. הפורטל הארגוני מאפשר לגשת למידע מתוך מערכות ליבה שונות בארגון, באמצעות ממשק דפדפן סטנדרטי.

ניהול הידע הארגוני

ניהול ידע (KM) כולל מגוון של אסטרטגיות ושיטות לשימוש הארגון לזהות, ליצור, לייצג, להפיץ, ולאמץ תובנות וידע שנצבר בארגון.
המטרה העיקרית של ניהול ידע בדרך כלל מתמקד ביעדים ארגוניים כגון ביצועים משופרים, יתרון תחרותי, חדשנות, שיתוף בלקחים, אינטגרציה ושיפור מתמיד של עבודת הארגון. המאמץ לשיפור ניהול הידע בארגון חופף לתהליך הלמידה הארגונית, אך נבדל ממנו בכך שלניהול ידע ישנה חשיבות לשמירה על נכסים אסטרטגיים של הארגון, שלהם יש חשיבות מעבר להתייעלות ארגונית וחסכון כספי. יחד עם זאת, מאמצי ניהול הידע יכולים לעזור ליחידים ולקבוצות לשתף תובנות ארגוניות יקרות , כדי להימנע מלהמציא את הגלגל מחדש, והפחית את זמן ההכשרה של עובדים חדשים,

המניעים העיקריים המובילים ארגון לאמץ מערכות ניהול ידע כוללים.:

- הפיכת הידע לזמין יותר לצורך פיתוח ואספקת מוצרים ושירותים
- קיצור מחזורי פיתוח תהליכים ומוצרים בארגון 
- שיפור יכולות ההדרכה והלמידה הארגונים 
- מינוף המומחיות של אנשים בארגון
- שיפור התקשורת בין אנשים בתוך ומחוץ לארגון
- ניהול ההון האינטלקטואלי והנכסים האינטלקטואליים ושמירתם בתוך הארגון