פורטל ארגוני

הפורטל הארגוני הוא אתר אינטרנט המשמש כמסגרת לשיתוף מידע ניהול תהליכים מעבר לגבולות הארגון. הוא מספק מאובטחת מכל מחשב ומאפשר תצוגת מידע מותאמת אישית באמצעות portlets , שמאפשר לכל גולש לראות עמוד המציג את אוסף הנתונים מהמערכות השונות בארגון עפ"י ההרשאות שיש לו. אחד מסימני ההיכר של פורטלים ארגוניים היא ניהול הידע בארגון והתרומה לאחידות חלוקת המידע בארגון, שכן כל העובדים בעלי ההרשאה צופים בדיוק אותו התוכן המעודכן בפורטל.

ואכן, בסקר שנעשה בקרב 300 מנהלי IT של חברות קטנות ובינוניות, למעלה מ- 60% ציינו כי בארגון שלהם כבר קיים פורטל ארגוני, וכ - 25% ציינו כי הם יטמיעו פורטל ארגוני בשנתיים הקרובות.

מה הפך את הפורטל הארגוני לפופולארי כל כך?
הנסיקה המהירה של של טכנולוגיית האינטרנט יצרה אצל עובדים רבים חוויית שימוש ייחודית בדרך בה הם התרגלו לצרוך מידע, שמבוסס בעיקרו על חיפוש במנועי חיפוש ואתרי אינטרנט. הדבר אינו מאפיין רק את עובדי הידע. בפועל כמעט כל עובד כיום משתמש בממשק אינטרנט לצורך ניהול הפעילות שלו. היכולת הקלה לחפש מידע באינטרנט והצורך בתיאום מקורות גדלים והולכים של נתונים, תהליכים, ואנשים בכל ארגון ובכל מפעל, יצרו את הצורך בארגון מחדש של הידע הארגוני בפורמט של אתר אינטרנט.

התפקיד הכפול של הפורטל הארגוני
פורטלים ארגוניים משקפים שינוי מהותי בנקודת המבט על ניהול המידע הארגוני, ובמקום סדרה של משימות מבודדות הם מאפשרים שילוב וצריכה מתואמים של הידע הארגוני .

תפקידו המרכזי של הפורטל הארגוני הוא לעזור לאנשים להבין ולארגן מחדש את המידע שבהישג ידם.
התפקיד השני של הפורטל הארגוני הוא הוא לסייע לשתף פעולה, לחזק ולשמר את התקשורת בין העובדים בארגון, בכל רגע נתון ומכל מקום, וכן לאגור את מידע הארגוני בבסיס נתונים נגיש, שהיה עד היום נחלתם הבלעדית של עובדים בודדים.

ה ROI של פורטל ארגוני

תקופת ההחזר שונה מארגון לארגון, וללא ספק מדובר בפרמטר שקשה למדידה מדוייקת. אחד הפרמטרים העיקריים שנהוג למדוד בהם את התועלת של הפורטל, היא בשימור הידע וההמשכיות שלו, או במילים אחרות - כמה עולה להכשיר עובד חדש בידע שנאגר אצל עובד עובד בעל ותק של 20 שנה בארגון שפרש או יצא לגמלאות?

פרמטר אחר שבו ניתן למדוד את כדאיות ההשקעה בפורטל הארגוני הוא בחסכון בזמן ארגוני וניהולי בניהול משימות, איתור מידע, קיצור תהליכים עקב שיתוף פעולה משופר, יעול העבודה בקרב המשתמשים באמצעות ריכוז כל המידע הנחוץ להם לחלון אחד, וכו.

אחרי הכל, אם המידע הוא באמת הנכס הגדול ביותר של הארגון, ואם המגמה הקיימת של מעברים דחופים יותר מבעבר של עובדים מארגון לארגון, בעיקר בתעשיות עתירות ידע, הרי שלשמירת הידע הארגוני כמסגרת הפורטל הארגוני ישנה חשיבות אסטרטגית ליכולת ההשרדות של האגון. 

תכונות עיקריות של פורטל ארגוני

* Single Sign-On - פורטלים ארגוניים יכולים לספק Single Sign-On , כלומר יכולת לסנכרן את הכניסה של המשתמש למערכות שונות , באמצעות אימות רק פעם אחת.

* פרסונליזציה- חיבור של פונקציות ונתונים ממערכות מרובות לרכיבי מידע נפרדים ( portlets ) ויכולת ליצור שילובים של חלונות שונים על גבי מסך המשתמש על פי בחירתו וההרשאות שיש לו.

* אינטגרציה - שילוב של תכנים המסופק על ידי מערכות ארגוניות שונות.

* בקרת גישה - היכולת של הפורטל להגביל סוגים מסוימים של תוכן משתמשים שירותי גישה. לדוגמה, מידע קנייני של החברה יכול להיות זכאי עבור הגישה החברה רק שכיר. זכויות גישה זו עשוי להינתן על ידי מנהל הפורטל או על ידי תהליך הקצאה. רשימות בקרת גישה לנהל את המיפוי בין תוכן ושירותים הפורטל על בסיס שימוש בפורטל.

* חיפוש - מפעל חיפוש תוכן באמצעות חיפוש ארגוניים

* פורטל ארגוני כרשת חברתית -